Najczęściej Najemcami są pełnoletnie osoby fizyczne.

Zawarcie umowy z taką osobą wymaga jej identyfikacji, co oznacza zebranie podstawowych danych, takich jak imię, nazwisko oraz numer PESEL. Informacje te są kluczowe nie tylko dla poprawnego sporządzenia umowy, ale również w sytuacjach nietypowych, np. gdy Wynajmujący musi odpowiedzieć na pytania organów administracyjnych, rozwiązać problemy związane z naruszeniem regulaminu budynku, np. ciszy nocnej lub na wypadek wytoczenia powództwa przeciwko Najemcy.

Dane osobowe zazwyczaj pozyskuje się poprzez wgląd do dokumentu tożsamości, takiego jak dowód osobisty lub paszport.

Osoby fizyczne mogą zawierać umowy, jeśli posiadają pełną zdolność do czynności prawnych. W Polsce taką zdolność uzyskuje się wraz z osiągnięciem pełnoletności, choć mogą istnieć wyjątki, np. na skutek orzeczenia sądu zdolność ta może być ograniczona lub całkowicie wyłączona (przypadki ubezwłasnowolnienia).

Są to jednak sytuacje rzadkie, a brak centralnego rejestru takich osób sprawia, że Wynajmujący musi opierać się wyłącznie na oświadczeniu Najemcy. Istnieje ryzyko, że w przypadku nieposiadania przez najemcę zdolności do czynności prawnych umowa będzie nieważna.

Z perspektywy wynajmującego kluczowe jest upewnienie się, że dane podane przez Najemcę są prawdziwe. Weryfikacja może polegać na spisaniu informacji z dokumentu tożsamości, jednak rosnącą popularność zyskują metody takie jak podpis elektroniczny lub profil zaufany. Uzyskanie tych środków wymaga wcześniejszej weryfikacji w banku lub urzędzie, co zwiększa wiarygodność danych. Przy zawieraniu umowy musimy kierować się zasadą ograniczonego zaufania.

Jakie dane powinny znaleźć się w umowie?

1. Brak narzuconego katalogu danych:
   Prawo nie wskazuje szczegółowego zestawu informacji, jakie należy umieścić w umowie najmu, poza wyjątkami wynikającymi z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu ale zgromadzenie podstawowych danych może ułatwić Wynajmującemu w przyszłości dochodzenie swoich praw. Pewne informację mogą być również niezbędne.

2. Podstawowe dane identyfikacyjne:
   Warto podać imię (imiona) i nazwisko Najemcy oraz numer PESEL, który ułatwia jednoznaczną identyfikację. Może okazać się, że jest więcej osób o tym samym imieniu i nazwisku.

   Numer PESEL pozwala również m.in. na wniesienie pozwu w elektronicznym postępowaniu upominawczym, co wymaga podania tego numeru (zgodnie z art. 505³² §2 Kodeksu cywilnego, który wprowadza wymóg podania numeru PESEL lub nr NIP Pozwanego będącego osobą fizyczną.

3. Numer dokumentu tożsamości:
   Umieszczenie numeru i serii dowodu osobistego lub paszportu zwiększa pewność co do tożsamości najemcy.

4. Adres korespondencyjny:
   Warto zadbać o wskazanie adresu do korespondencji, zarówno podczas trwania umowy, jak i po jej zakończeniu. Może to być adres zamieszkania lub zameldowania. Nie wystarczy adres wynajmowanej nieruchomości, ponieważ po jej opuszczeniu doręczenie korespondencji stanie się niemożliwe. Nie będzie można skutecznie doręczyć jakiegokolwiek oświadczenia, wezwania do zapłaty lub nawet Pozwu.

5. Stan cywilny:
   Informacja ta może być istotna przy dochodzeniu roszczeń, np. w przypadku odpowiedzialności majątkowej lub możliwości ew. zamieszkiwania przez małżonka.

   Zasada wprowadzona w Kodeksie cywilnym (art. 680¹) określa, że małżonkowie są najemcami lokalu niezależnie od istniejących między nimi stosunków majątkowych (np. zawarcia intercyzy). Jednakże jej zastosowanie wymaga spełnienia dwóch warunków.

Pierwszym warunkiem jest zawarcie umowy najmu w trakcie trwania małżeństwa, czyli po ślubie, a przed prawomocnym orzeczeniem rozwodowym. Dotyczy to nawet sytuacji, gdy umowę podpisał tylko jeden z małżonków, bez udziału drugiego.

Drugim warunkiem jest przeznaczenie wynajmowanego lokalu na zaspokojenie potrzeb mieszkaniowych rodziny.

Jeśli oba warunki zostaną spełnione, małżonkowie stają się wspólnymi najemcami, co oznacza, że są:

• współwierzycielami (mogą np. żądać wydania lokalu),

• współuprawnionymi (mają prawo korzystać z lokalu),

• współdłużnikami (są zobowiązani do wypełniania obowiązków wynikających z umowy, np. opłacania czynszu).

Warto podkreślić, że zasada ta obowiązuje nawet w przypadku faktycznej separacji małżonków. Nie dotyczy jednak sytuacji, gdy jeden z małżonków pozostaje w separacji sądowej z najemcą, ani osób żyjących w konkubinacie (nieformalnym związku, faktycznym pożyciu).

Na etapie zawierania umowy wynajmujący powinien stosować zasadę ograniczonego zaufania. Zdarza się, że najemcy podają błędne lub fałszywe dane – zarówno celowo, jak i nieświadomie. Dlatego nowoczesne metody identyfikacji, takie jak weryfikacja elektroniczna, mogą stanowić cenne uzupełnienie tradycyjnych form weryfikacji.